Case Study
HLM Arkitektur
Overgangen til Moment bidrar til at HLMs administrasjon og arkitekter kan fokusere mer på å levere gode bygg.
Av: Sturla Røysland

Bakgrunn:
Åsane Videregående Skole | HLM Arkitektur | Foto: Pål Hoff
Kari Liljebäck
Administrasjon
HLM Arkitektur
I Moment får jeg svar på ting som jeg ellers måtte hentet fra flere andre steder.
Hvem er HLM
Åsane Videregående Skole
HLM Arkitektur
Foto: Pål Hoff
Siden oppstarten i 1999 har HLM bygget seg opp til å bli et velkjent navn blant norske arkitekter. De teller nå nærmere 30 ansatte og sitter helt ute ved vannet i Bergen havn.

De siste årene har arkitektkontoret hovedsakelig jobbet med offentlige bygg - gjerne skoler, barnehager og kontorbygg. På kundelisten står blant annet Vestland Fylkeskommune, Bergen Kommune og Statsbygg.

Arbeid med offentlige kunder stiller ofte høyere krav med mer kontroll og oppfølging. Heldigvis bidrar kontorets lange og brede erfaring til å forutse hva som forventes.

HLM har fokus på bærekraftige bygg - de bygger for fremtiden, og byggene skal gi noe positivt til sine omgivelser. De skal være en solid aktør, og får jevnlig tilbakemeldinger fra sine oppdragsgivere at de er proffe og leverer innenfor tidsfrist og budsjett.
Fikk ikke hjelp
Kari Liljebäck
Administrasjon
Foto: Pål Hoff
Kari Liljebäck jobber i administrasjonen hos HLM og gjør alt mulig som arkitektene ikke gjør, blant annet oppfølging av timeføring, fakturering og regnskap. Hun forteller oss at HLM opplevde store utfordringer med sitt tidligere prosjektstyringssystem.

“Når du støtte på et problem og gjerne ville ha det løst, så var det ikke så veldig ofte du fikk den hjelpen du trengte - i alle fall ikke tidsnok. Det ble mange halvveise løsninger før du kom videre.”

Systemet holdt ikke mål. Det var mange manuelle oppgaver og liten grad av automasjon. De ansatte hadde også hele tiden problemer og spørsmål, på et system de hadde brukt i årevis.
Overgang til Moment
Høgskulen på Vestlandet
HLM Arkitektur
Foto: Pål Hoff
Etter at HLM fikk besøk av daglig leder i Moment og ble presentert for løsningen, gikk det opp for dem at mange av deres arbeidsoppgaver kunne gjøres mye enklere. “Du merket at han visste hva han pratet om, og følte at her har vi noe å hente.”

Våren 2019 vinket de omsider farvel til sitt gamle system og steg ombord i Moment. Med personlig opplæring på sitt kontor i Bergen fikk de gode forutsetninger til en smidig oppstart.

“Jeg opplevde overgangen som veldig grei!”

Kari hører veldig lite fra sine kolleger om Moment, noe hun oppfatter som noe positivt.

“Programmet er lettere å forstå. Da vi hadde opplæringen her på kontoret lærte de ansatte seg Moment kjapt og greit.”
De store forandringene
Hanguren Øvre Stasjon
HLM Arkitektur
Foto: Pål Hoff
Kari har en klar oppfatning av hvor Moment har hatt den største innvirkningen for henne: Fakturering og korrigering av timelister.

“Hvis vi har et prosjekt med tre deltakere, og en av dem har ført alle timene sine på forprosjekt, og de to andre på skisseprosjekt, og du vet at alle timer skal på sistnevnte, så er det bare å huke av og flytte timene over til rett aktivitet. Tidligere måtte vi låse opp timelisten til den det gjaldt og manuelt skrive inn timeføringene på nytt.”

Videre forteller Kari at hun gjerne brukte over én uke på å ferdigstille fakturering for forgående måned. Nå trenger hun bare 2-3 dager.

“At du får opp listen over alt som ligger klart til fakturering og kan gjøre korrigeringer underveis gjør ting veldig mye enklere.”
Personlig oppfølging
Familiehytte på Lepsøy
HLM Arkitektur
Foto: Pål Hoff
Den personlige oppfølgingen har betydd mye for Kari. At de fikk opplæring på stedet, og kan ringe når som helst når de trenger hjelp til noe.

Kari opplever at hun mer aktivt bruker Moment enn den tidligere løsningen, siden hun har langt flere muligheter nå. Men, likevel bruker hun mindre tid, siden hun finner alt på ett sted.

"I Moment får jeg svar på ting som jeg ellers måtte hentet fra flere andre steder."

Siden det er veldig enkelt for ansatte å melde fra om fremtidig fravær blir det enkelt å planlegge ressurser, siden de umiddelbart ser at noen ikke er ledig. De merker også at timeføringen har blitt enklere



Alt på ett sted
Hanguren Øvre Stasjon (interiør)
HLM Arkitektur
Foto: Pål Hoff

Det at Kari nå finner alt hun trenger på ett sted og sparer tid gjør at de har blitt mer bevisste på verdien av gode data.


“Nå får vi ut riktige og oppdaterte data. Blant annet når det gjelder å holde oversikt på hvor mye vi har fakturert. Vi får de rapportene og dataen vi trenger for å holde oversikt. Det tror jeg har gjort oss mer opptatte og fokuserte på det.”


Det viktigste for Kari og HLM er at Moment er intuitivt og lett å bruke.


“Du bruker mindre tid på fakturering og opplæring av av brukerne, og det er lettere for de som bare skal inn et par ganger om dagen eller uka. Du trenger ikke å sitte hele tiden og tenke hvordan ting skal gjøres.”


Det at de kan stille spørsmål om Moment, direkte fra programmet er også et stort pluss.

Veien videre
Skansemyren Barnehage
HLM Arkitektur
Foto: Pål Hoff

Fremover arbeides det med flere skolebygg, blant annet på Askøy. De jobber også med boliger nært inntil bybanen, et ledd i bærekraftig utvikling i Bergen.


Kari mener HLM’s fokus på skolebygg handler om at det er viktig at elever har et godt sted å være, noe som legger grunnlaget for bedre læring.


Nå som det er enklere å administrere prosjektene, betyr det mer overskudd til å fokusere på bedre bygg.

HLM Arkitektur
Kontor
Bergen
25+ ansatte
Siden 1999

Disipliner
Arkitektur
Interiørarkitektur

Hovedområder
Undervisningsbygg

Nettsider
www.hlm.no

Moment hos HLM
Siden juni 2019

  • Prosjektstyring
  • Ressursplanlegging
  • Timeføring
  • Fakturering

Dataimport fra
ProjectHelp
Integrasjoner
Regnskap